Al ingresar como practicante a la oficina de asesorías de la contadora Lucila Quintero, pude notar que para la fecha se contaba con un software contable pero que aun no estaba en funcionamiento y en lugar de la aplicación de un programa de este tipo, se aplicaba como única herramienta el Microsoft Excel, en el cual se venían ingresando todas las operaciones contables de las diferentes empresas para las cuales se presentan los servicios; sin embargo una semana después de estar conociendo y aportando parte de mis conocimientos a la empresa, la señora Lucila Quintero en acuerdo con su secretaria deciden aplicar esta importante herramienta y es así como de inician las respectivas capacitaciones necesarias para un manejo correcto; sin embargo al personal practicante de la Universidad no se le ha dado a conocer esta nueva metodología ya que presenta algunas ligerezas.
El hecho de no tener un software en aplicación da lugar a muchas inconsistencias, como lo es un orden cronológico de las facturas de venta y de compra; la contadora ha venido trabajando con sus clientes para que lleven sus facturas en una secuencia y de forma organizada y además se hagan llegar a la oficina para la presentación debida de las diferentes declaraciones, ya que esto también ha sido uno de los grandes inconvenientes debido a que la oficina es externa a las empresas y pues los clientes no tienen la organización requerida en cuanto a la documentación y soportes de movimientos contables diarios.
También he podido notar que las declaraciones diligenciadas de forma manual como las de mecanismo digital, se presentan debidamente para evitar sanciones e inconvenientes legales que impliquen gastos innecesarios; por otra parte las relaciones con los clientes a mas de ser laborales, llegan a ser familiares y cercanas, lo que genera mayor confianza de ambas partes.
La secretaria con la que actualmente cuenta la contadora Lucila, es una mujer de grado de conocimiento bastante alto en el área contable, actualmente en proceso de graduación como contadora Publica de la U.F.P.S, comprometida con su trabajo y con sus clientes; aunque cabe notar que esta profesional ha decidido radicarse en la ciudad de Cúcuta para desempeñar allí funciones contables que ella considera necesarias para su formación integral y experiencia, una vez terminada su carrera profesional en totalidad.
El hecho de que las instalaciones de la empresa estén en el centro de la ciudad, generan una ventaja muy grande para la contadora Lucila, ya que es fácil de ubicar y poder ser consultada en cualquiera de sus servicios contables y financieros.
El espacio dentro de la oficina está bien distribuido, y aunque somos varios los jóvenes que laboramos dentro de las instalaciones, en ocasiones llegamos a sentir inconvenientes para poder realizar cada uno las tareas que le han sido asignadas; actualmente se cuenta con 3 computadores, lo que genera mayor eficiencia en la elaboración de cualquier estado financiero o información requerida, además cabe resaltar que estos equipos trabajan en red, lo que facilitan la elaboración de nuestras actividades.
Debilidades
• La contadora Lucila Quintero no cuenta con un software implementado, por lo cual se ve en la necesidad de utilizar como herramienta de trabajo Microsoft Excel, para desempeñar sus diferentes actividades.
• Los archivadores están con un alto grado de deterioro, lo cual requiere un necesario y urgente mantenimiento.
• La secretaria con la que la señora Lucila cuenta, decidió terminar su tiempo de labor en la empresa, lo que genera demora en la terminación y diligenciamiento de ciertas actividades, ya que ella es quien ha venido manejando toda la parte funcional del negocio.
Oportunidades
• El hecho de que la oficina se encuentre en una parte central de la ciudad, da lugar a que la señora Lucila sea ubicada fácilmente, para prestar sus servicios contables.
• Actualmente laboramos cuatro estudiantes de la Universidad Francisco de Paula Santander y un contador que ha venido laborando para adquirir su año de experiencia, lo cual da lugar a que todas las actividades que se nos asignen sean de fácil realización, ya que todos aportamos nuestros conocimientos y trabajos en una misma dirección.
Fortalezas
• La contadora Lucila es una mujer comprometida con la región, ya que permite el ingreso de estudiantes practicantes a su lugar de trabajo.
• La señora Quintero cuenta con una experiencia brillante en toda la parte contable, debido a varios años de labor en esta actividad.
• Se cuenta con una variedad de servicios contables, entre estos: tributarios, contables, auditorias, etc. Para cualquier clase de empresa.
Amenazas
• El grupo de contadores de la región no ha podido estandarizar tarifas de cobro para sus diferentes servicios, lo cual ha generado que la competencia desleal aumente y los precios por consiguiente disminuyan, esto acarrea para la empresa algún grado de preocupación.
• Algunos colegas de la contadora Lucila, realizan alguna clase de publicidad que perjudica de una u otra forma el servicio que se presta por parte de esta profesional; quizá ofreciendo el mismo servicio pero por un valor mucho más bajo.
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